CRM op maat laten maken: wat je moet weten

Wanneer een eigen CRM zinvol is

Drie signalen komen in bijna elk gesprek terug:

• Je proces past niet in een pijplijn van stappen. Een offerte-uitvraag bij vijf partijen tegelijk, een wagenpark met aflopende contracten, een dossier waar een externe partij in meewerkt. In een pakket wordt dat een reeks losse velden en een Excel ernaast.
• Externe partijen moeten inloggen. Klanten, dealers, onderaannemers, belbureaus. Bij een pakket betaal je per login, of ze blijven buiten het systeem.
• Je gebruikt van een pakket een fractie en werkt eromheen. Zapier-koppelingen, handmatige exports, drie tools naast elkaar.

Wanneer het niet zinvol is: een standaard salesproces met veel gebruikers, want dan is een pakket goedkoper. En een organisatie waar niemand eigenaar van het systeem wil zijn, want maatwerk vraagt iemand die zegt wat er moet veranderen. De afweging tussen beide routes staat in CRM-implementatie: standaard of maatwerk.

Zo ziet een CRM op maat eruit

Geen ontwerpen, maar zes schermen uit CRM's die vandaag bij klanten draaien: een webshopdashboard, budgetten per medewerker, een orderscherm dat de klant bijpraat, een mailtijdlijn, een offerte-uitvraag bij vijf leasemaatschappijen en een klantportaal. Elk scherm is gebouwd op dezelfde basis; alleen het proces erbovenop verschilt.

DashboardBudget en goedkeuringOrders en klant informerenMailtijdlijnUitvraagKlantportaal

Het overzicht waarmee de dag begint

Openstaande orders, retouren en voorraadmeldingen staan op één scherm, in de termen van de shop zelf. Wie inlogt ziet meteen waar actie op nodig is.

Uit het CRM van IT'S PAWSOME

Twee manieren: project of abonnement

Een CRM laten bouwen kan als klassiek project, met een offerte en een oplevering, of als abonnement waarbij bouw, hosting en doorontwikkeling in een maandbedrag zitten.

Het verschil zit in wat er na de oplevering gebeurt. Bij een project is elke wijziging een nieuw gesprek over geld. Bij een abonnement is de wijziging het product.

Hoe een traject loopt

Bij ons ziet een traject er zo uit. Bij andere bouwers verschillen de namen, de stappen niet.

1. Intake. Je vertelt hoe het werk nu gaat: wie werkt erin, wat moet erin, welke koppelingen. Bij ons is dat een chat op de site van een half uur; daar komt een wensendocument en een prijsindicatie uit.
2. De basis staat binnen weken. Inloggen, rollen, bedrijven, contacten, dossiers met statuslijn, mail, documenten en een portaal. Dat is bij elke klant hetzelfde en hoeft niet opnieuw gebouwd.
3. Jouw proces erbovenop. In korte rondes: eerst het deel dat het meeste tijd kost, dan de rest. Je ziet elke week wat er staat.
4. Livegang met je bestaande data. Uit Excel, uit het oude pakket, uit de mailbox.
5. Doorontwikkeling. Wensen dien je in vanuit het systeem zelf. Ze worden op volgorde van prioriteit gebouwd.

Hoe dat er in de praktijk uitziet, laat De Leasebaas zien: wagenpark, offerte-uitvraag bij leasemaatschappijen en een klantportaal, live binnen enkele weken na de intake.

Zeven vragen aan elke bouwer

Stel deze vragen voordat je tekent, ook aan ons:

1. Van wie is de data, en hoe krijg ik die terug als we stoppen?
2. Wat gebeurt er als jullie ophouden te bestaan?
3. Op welke techniek is het gebouwd, en hoeveel ontwikkelaars in Nederland kennen die?
4. Wat kost een wijziging na livegang, en hoe snel is die er?
5. Zitten hosting, back-ups en beveiligingsupdates erin?
6. Hoe lang zit ik vast, en wat kost opzeggen?
7. Mag ik een draaiend systeem van een andere klant zien?

Een vaag antwoord op één van deze vragen is een waarschuwing. Onze antwoorden staan op de productpagina, inclusief het antwoord dat we de broncode zelf houden en in overleg overdragen, en dat je je data bij beëindiging altijd volledig meekrijgt.

Verder lezen