CRM op maat, HubSpot of Pipedrive: wat past bij een MKB-team?
Pipedrive en HubSpot zijn voor de meeste kleine teams een prima keuze. Dit artikel gaat over de gevallen waarin ze knellen, en wat een CRM op maat als abonnement dan wel en niet oplost.
Waar Pipedrive en HubSpot goed in zijn
Binnen een dag draaien. Een pijplijn die iedereen snapt, mail en agenda erin, een mobiele app, honderden integraties en een community die elke vraag al eens heeft beantwoord. Voor een salesproces van lead tot deal met drie tot dertig verkopers zijn ze lastig te verslaan, en Pipedrive is daarbij ook nog goedkoop.
Wie dat proces heeft, hoeft niet verder te lezen. Hoe de twee zich tot Salesforce verhouden staat in HubSpot vs Salesforce en Pipedrive vs Salesforce.
Waar het knelt
De knelpunten die we bij MKB-bedrijven zien, vallen in drie groepen:
Meer dan één pijplijn
- Offerte-uitvraag bij meerdere leveranciers tegelijk
- Contracten die aflopen en opnieuw moeten
- Dossiers die ná de deal doorlopen: levering, service, verlenging
Externe partijen die meekijken
- Klanten die hun eigen gegevens willen zien
- Dealers of partners die leads aanleveren
- Belbureaus of onderaannemers die in het systeem werken
Data die niet in bedrijf, contact of deal past
- Wagenpark, objecten, installaties
- Projecten met fases en partijen
- Producten met eigen regels per klant
De standaardoplossing is dan: extra velden, een Zapier-koppeling, een Excel ernaast. Dat werkt een half jaar. Daarna weet niemand meer waar de waarheid staat.
Vergelijking op zes punten
 Pipedrive |  HubSpot Sales Hub |  CRM op maat | |
|---|---|---|---|
| Start | Een dag | Een dag; met Professional een onboarding van € 1.470 | Basis binnen weken, compleet na twee tot vier maanden |
| Proces | Hun pijplijn, jouw velden | Hun objecten, jouw velden en workflows | Jouw proces, hun bouwstenen |
| Externe gebruikers | Geen portaal | Geen portaal; klantportaal alleen via Service Hub | Inbegrepen: € 1 per portaalgebruiker per maand, in bundels van 20 |
| Kosten bij 5 gebruikers | € 295 per maand (Premium) | € 450 per maand (Professional), plus onboarding | € 500 per maand, alles inbegrepen |
| Wijzigingen | Zelf, binnen de grenzen van het pakket | Zelf, of een partner per uur | In het abonnement, op volgorde van prioriteit |
| Eigendom | Data van jou, software van hen | Data van jou, software van hen | Data van jou, code bij de bouwer, overname in overleg |
Lijstprijzen per gebruiker per maand, exclusief btw, bij jaarlijkse betaling. Gecontroleerd op 29 september 2026 op de prijspagina's van Pipedrive, HubSpot (europrijzen) en Salesforce. Onderhandelde prijzen liggen vaak lager, vooral bij Salesforce.
Rekenvoorbeeld: vijf gebruikers, drie jaar
Pipedrive Premium: € 10.620 aan licenties, plus de uren die het team kwijt is aan inrichten en aan werken om het pakket heen. HubSpot Sales Hub Professional: € 16.200 aan licenties, € 1.470 onboarding en meestal een partner voor de workflows. CRM op maat als abonnement: € 18.000, met bouw, hosting, beheer en doorontwikkeling erin.
Het verschil tussen Pipedrive en maatwerk is over drie jaar ruim € 7.000. Dat is de prijs van een systeem dat je proces volgt. Of het dat waard is, hangt af van hoeveel uur je team nu kwijt is aan het werken om het pakket heen. Twee uur per week per persoon is bij vijf mensen al € 25.000 per jaar aan tijd.
Komen er honderd klanten bij die meekijken, dan verandert de som. Bij Pipedrive en HubSpot kan het niet zonder extra tooling; bij maatwerk is het € 100 per maand erbij. Meer rekenvoorbeelden, ook voor vijftien gebruikers en met Salesforce erbij, staan in Wat kost een CRM-systeem?
Wanneer je bij een pakket moet blijven
- ✓Je proces is een standaard salespijplijn en dat blijft zo.
- ✓Je hebt meer dan dertig gebruikers met hetzelfde proces; dan deel je de bouwkosten met alle andere klanten van het pakket.
- ✓Je wilt op dag één een kant-en-klaar marketingpakket met honderden sjablonen en advertentiekoppelingen. Mailings, opvolgreeksen en leadscores bouwen we ook in een CRM op maat, op je eigen data en zonder contactlimieten, maar de sjabloonbibliotheek van HubSpot hebben we niet.
- ✓Je team wisselt elk half jaar; een bekend pakket is dan makkelijker over te dragen.
- ✓Niemand wil eigenaar zijn van het systeem. Maatwerk zonder eigenaar staat na een jaar stil.
Hoe je het beslist
- Schrijf het proces op één A4, van eerste contact tot factuur en verder.
- Markeer wat niet in een pijplijn van stappen past.
- Tel de externe partijen die moeten meekijken of meewerken.
- Reken beide routes over drie jaar door, met de rekenmodule op de productpagina of met de tabel hierboven.
Is er na stap twee niets gemarkeerd, kies dan Pipedrive of HubSpot. Staat er de halve A4 gemarkeerd, dan is een CRM op maat laten maken het overwegen waard.
Kort
Pipedrive en HubSpot winnen bij een standaard salesproces, op prijs en op snelheid. Een CRM op maat als abonnement wint als het proces meer is dan een pijplijn, als externe partijen moeten meekijken, of als de data niet in bedrijf, contact en deal past. Bij vijf gebruikers zit het prijsverschil tussen de € 7.000 en nul over drie jaar; bij grote teams met een standaardproces wint het pakket.
Prijzen gecontroleerd op 29 september 2026, exclusief btw. CRM Force bouwt zelf CRM-systemen op maat en implementeert Salesforce; we hebben geen commerciële relatie met Pipedrive of HubSpot.
Twijfel je tussen een pakket en maatwerk?
In een half uur lopen we je proces door en zeggen we welke route past. Ook als het antwoord Pipedrive is.