IT'S PAWSOME
Een maatwerk CRM en webshop voor IT'S PAWSOME
IT'S PAWSOME is een vegan kledingmerk voor mens en hond. De winkel stond op WooCommerce, en na elke bestelling begon het overtypen: factuur in de boekhouding, order in het verzendsysteem, voorraad met de hand. Nu raakt één betaling die drie vanzelf.
Over IT'S PAWSOME
IT'S PAWSOME verkoopt vegan kleding voor mens en hond, PETA Approved. De winkel staat in het Nederlands en het Engels, elk met een eigen adres, en draait op een klein team dat de bestellingen er zelf bij doet.
De bouw deed CRM Force samen met Next Win. Next Win doet het maatwerk en de webshops, CRM Force het klantproces eromheen: wie wat wanneer te horen krijgt, en wat er met een bestelling gebeurt nadat de klant heeft afgerekend.
De uitdaging
Er kwam een bestelling binnen, en daarna begon het werk pas. De factuur moest in de boekhouding, de order in het verzendsysteem en de voorraad met de hand omlaag. Bij een paar bestellingen per week valt dat te doen. Bij een actieweek is het een avond typen, en typen gaat mis.
Er zat bovendien geen enkele controle op. Een vergeten factuur kwam pas bij de kwartaalaangifte boven water, en een vergeten verzendmelding merkte de klant eerder dan de winkel zelf. Daar kwam een tweede vraag bij: de shop moest van WooCommerce af, maar de klantgeschiedenis en de vindbaarheid mochten niet sneuvelen.
Waarom het geen pakket werd
Het pakket stond er al. WooCommerce deed wat het doet, maar kreeg het handwerk na een bestelling niet weg: de koppelingen die er zaten lieten het overtypen gewoon bestaan.
Wat er nodig was, is precies het stuk dat je niet aanzet maar bouwt. Eén plek in de code waar een betaalde bestelling wordt afgehandeld, die je kunt nakijken, testen en daarna vertrouwen. In een maatwerk CRM is dat één functie; in een pakket zijn het drie plugins die elk hun eigen idee hebben over wanneer een bestelling klaar is.
Daarbij mocht de verhuizing niets kosten. Wie een paar honderd bestellingen en een paar honderd productpagina's achterlaat, begint online opnieuw op nul. Dat weegt mee in de keuze, want het is een eenmalige prijs die je vooraf kunt vermijden.
Lees hoe we die afweging makenDe aanpak
De afhandeling van een betaalde bestelling staat op precies één plek. Die plek boekt de voorraad af, zet de factuur in de boekhouding, meldt de order aan bij het verzendsysteem en stuurt de bevestiging.
Betaalproviders herhalen zo'n melding soms. De afhandeling is daarom idempotent: bij een tweede melding gebeurt er niets.
Een kijkje in het systeem
Wat is er gebouwd?
De onderdelen die het systeem dragen:
Eén afhandeling voor een betaalde bestelling
Voorraad afgeboekt, factuur en contact in de boekhouding, order klaargezet in het verzendsysteem en de bevestiging eruit. Het aanmaken van het verzendlabel blijft met opzet een menselijke keuze.
Verzendbevestiging aan het verzendsysteem
De bevestiging hangt niet aan een knop maar aan het moment waarop het pakket in het verzendsysteem komt, met de trackingcode erin. Ook als datzelfde bericht opnieuw binnenkomt, gaat de mail precies één keer weg.
Mailtijdlijn per klant
Alles wat naar een klant is gegaan staat op één tijdlijn, met bezorgstatus. Bij de vraag of een bevestiging is aangekomen hoeft niemand meer in de mailsoftware te zoeken.
Statusupdates per bestelling
Vanaf de orderpagina gaat er een bericht naar één klant over die ene bestelling, met de mail zichtbaar zoals die verstuurd wordt. Wat gelogd wordt, komt ook op de tijdlijn van die klant terecht.
Mailings in golven
Eerst de ontvangers kiezen, dan een testmail, dan versturen in golven. Doelgroep bepalen en versturen zitten bewust niet onder dezelfde knop, want zo'n knop wordt een keer te vroeg ingedrukt.
Pootjes sparen en partners
Eén pootje per euro, honderd pootjes is vijf euro korting. Partners verwijzen door met een eigen code en krijgen commissie over wat er via hen binnenkomt.
Een verhuizing zonder verlies
296 bestellingen en 518 productregels kwamen mee uit WooCommerce, en 33 oude blogadressen verwijzen door naar hun nieuwe plek. De importscripts zijn opnieuw te draaien zonder dubbele rijen, zodat de verhuizing te oefenen viel.
Het resultaat
Wat er in de praktijk veranderde:
- Na een betaling hoeft er niets meer overgetypt te worden naar de boekhouding of het verzendsysteem
- Een herhaalde melding van de betaalprovider verandert niets aan de bestelling
- De verzendbevestiging gaat één keer weg, op het moment dat het pakket echt in het verzendsysteem staat
- Bij een vraag over een bestelling is te zien welke mail wanneer is verstuurd en of hij is aangekomen
- 296 bestellingen en 518 productregels verhuisden mee, dus wie inlogt ziet de eigen geschiedenis staan
- 33 oude blogadressen verwijzen door, dus de vindbaarheid hoefde niet opnieuw te worden opgebouwd
Waarom CRM Force
Waar deze case laat zien hoe wij werken:
- De afhandeling van een betaling op één plek, zodat die te lezen en te testen is
- Idempotent gebouwd op elke plek waar een ander systeem een bericht kan herhalen
- Een verhuizing waarbij geen bestelling en geen vindbaar adres verloren gaat
- Eén handeling bewust bij de mens laten in plaats van hem te automatiseren
- Gebouwd op Next.js, Supabase en Vercel, samen met Next Win
Doe jij de administratie nog met de hand?
Reken eens uit wat tien minuten nawerk per bestelling per maand kost. Wij bouwen de boekhouding en de verzending erin, zodat ze gewoon meelopen.