De Leasebaas
Een eigen CRM voor De Leasebaas, inclusief inlog voor de klant
De Leasebaas bemiddelt in lease en beheert wagenparken. Klantgegevens, wagenparken en offerteaanvragen zaten in spreadsheets en de mailbox. Salesforce is serieus overwogen; het werd een eigen applicatie, met wagenparkbeheer, een inlog voor elke klant en een offerteproces dat de leasemaatschappijen tegelijk uitvraagt.
Over De Leasebaas
De Leasebaas is een onafhankelijk intermediair voor operational lease, shortlease, fietslease, mobiliteitsbudget en wagenparkbeheer. Geen eigen wagenpark en geen binding met één leasemaatschappij: de waarde zit in het vergelijken.
Het werk loopt via een netwerk van partners. Leasemaatschappijen, autobedrijven, shortlease- en laadpaalleveranciers, elk met eigen merkspecialiteiten en eigen afspraken. Dat netwerk zat in hoofden en losse bestanden.
De uitdaging
Het wagenpark van elke klant stond in een spreadsheet. Aflopende contracten kwamen pas in beeld als iemand ging kijken, terwijl dat juist het moment is waarop een intermediair waarde toevoegt: ruim voor de einddatum, niet erna.
Bij een offerte-uitvraag ging dezelfde auto met dezelfde voorwaarden met de hand naar vijf leasemaatschappijen. De antwoorden kwamen terug als pdf in de mailbox, in vijf verschillende opmaken, en werden met de hand naast elkaar gelegd. Daar gingen uren in zitten, en een afwijkend eigen risico of meerkilometerprijs is zo over het hoofd gezien.
Waarom het geen Salesforce werd
Salesforce is meegenomen in de inventarisatie, zoals bij elk traject. Functioneel kan het: klanten, prospects, partners en een offerteproces zijn geen exotische wensen.
De rekensom viel anders uit. De Leasebaas werkt met een klein team, maar wilde ook élke klant een eigen inlog geven voor het wagenpark. Externe gebruikers betaal je bij een pakket apart, bovenop de licenties voor het eigen team en bovenop de inrichting. Over vijf jaar liep dat hoger uit dan bouwen en onderhouden.
Daar kwam bij dat het onderscheidende deel, het gelijktijdig uitvragen en vergelijken van offertes, in elk pakket maatwerk zou zijn geworden. Dan kun je het net zo goed meteen bouwen zoals het hoort.
Lees hoe we die afweging makenDe aanpak
Het CRM draait achter een login op hetzelfde domein als de website. Klanten, prospects, partners en wagenparken zitten in één systeem; daaromheen loopt het offertetraject.
Eén aanvraag staat voor één auto met één set voorwaarden, en gaat woordelijk gelijk naar alle aangevinkte maatschappijen. Juist daardoor is wat terugkomt te vergelijken.
Een kijkje in het systeem
Zeven schermen uit het CRM zoals het bij De Leasebaas draait, met fictieve klanten en maatschappijen.
Wat vandaag aandacht vraagt
Het dashboard opent met wat er speelt: deals per stap, contracten die aflopen en de forecast uit die expiraties. Een partner ziet alleen de eigen klanten; dat regelt de database, niet het scherm.
Dashboard van een partner
Van uitzetten tot rijdende auto
Elke deal loopt langs dezelfde acht stappen, met een datum per stap en de volgende actie rechts. Een stap terug kan; overslaan ook.
De dealpagina
Eén uitvraag, alle maatschappijen tegelijk
Dezelfde voorwaarden gaan woordelijk gelijk naar elke aangevinkte maatschappij. Elke uitnodiging krijgt een eigen antwoordadres, zodat een reactie vanzelf bij de juiste aanvraag landt.
Tabblad Uitvraag
Offertes naast elkaar, per auto
Wat binnenkomt wordt uitgelezen en per criterium onder elkaar gezet, met de internetprijs als benchmark. Een uitgelezen bedrag blijft een voorstel: elke waarde is te corrigeren.
Tabblad Vergelijking
De klant kiest zelf
De klant logt in, ziet de statuslijn en de vergelijking die met hem gedeeld is, en geeft een voorkeur door. De fee en de interne motivatie staan in een tabel waar de klant niet bij kan.
Wat de klant ziet
Aflopende contracten komen naar boven
Per klant alle auto's met berijder, maatschappij, tarief en einddatum. Oranje binnen 120 dagen, rood binnen 60. Een auto in aanloop staat er al voordat het kenteken bekend is.
Het wagenpark
Wat een partner verdient, per jaar
De staffel loopt per kalenderjaar en rekent marginaal, zoals de inkomstenbelasting. Een deal telt pas mee zodra de betaling binnen is; er wordt niets afgeleids opgeslagen.
Commissie van een partner
Wat is er gebouwd?
De onderdelen die het systeem dragen:
Klanten, prospects en partners
Prospects doorlopen een pipeline van nieuw tot gewonnen of verloren en worden klant door de status om te zetten. Notities, afspraken, statuswijzigingen en signalen komen in één activiteitenlog per bedrijf.
Wagenpark met expiratiesignalering
Per klant alle voertuigen met kenteken, contractnummer, looptijd, kilometrage en berijder. Gesorteerd op einddatum, oranje binnen 120 dagen en rood binnen 60. Het dashboard opent met de contracten die aflopen.
Een eigen inlog voor de klant
Klanten loggen in en zien hun eigen wagenpark. Die afscherming zit in de database en niet in het scherm: ook wie de API rechtstreeks aanspreekt komt niet bij het wagenpark van een ander.
Alle maatschappijen tegelijk uitvragen
Aanvinken wie meedoet, en iedereen krijgt dezelfde mail met dezelfde referentie. Elke maatschappij antwoordt op een eigen adres, zodat een reactie vanzelf bij de juiste aanvraag terechtkomt.
Offertes automatisch uitgelezen
De pdf en de mailtekst worden gelezen op maandtermijn, meer- en minderkilometerprijs, inbegrepen componenten, eigen risico, vervangend vervoer, pechhulp en levertijd. Biedt één document meerdere varianten, dan worden dat meerdere regels.
Vergelijken en gunnen
De criteria staan onder elkaar en per regel is de beste waarde gemarkeerd. Een uitgelezen bedrag is een voorstel: elke waarde is met de hand te corrigeren en de correctie wint. De gunning wordt met motivatie vastgelegd in het klantdossier.
Aanvragen bij partners
Op de partnerpagina staat een aanvraagformulier dat direct in de mailbox van de leasemaatschappij belandt, met de aanvrager als antwoordadres. Elke aanvraag wordt gelogd.
Statuslijn met mail langs een venster
Elke deal loopt langs acht vaste stappen. Geen mail gaat automatisch weg: elke stap opent een venster met de mail erin, aan te passen en met live preview, en alles komt in een logboek.
Forecast en partnercommissie
Aflopende contracten worden per klant omgerekend naar verwachte omzet per kwartaal. Partners zien hun eigen staffel, wat er dit jaar verdiend is en wat er nog aankomt.
Het resultaat
Wat er in de praktijk veranderde:
- Aflopende contracten komen naar boven in plaats van dat iemand ze moet opzoeken
- Een uitvraag bij vijf maatschappijen kost één invulscherm in plaats van vijf mails
- Offertes zijn naast elkaar te lezen, ook als ze in vijf verschillende opmaken binnenkomen
- Klanten hebben hun eigen wagenpark altijd bij de hand, zonder dat er een bestand rondgaat
- Afspraken met partners staan op één plek in plaats van in iemands hoofd
- Geen licentie per gebruiker, dus een klant erbij kost niets extra
Ik had niet verwacht dat het zo snel zou gaan. Wat er nu staat volgt precies hoe wij werken, en Pascal blijft meedenken over wat het systeem nog meer voor ons kan doen. Daar komen ideeën uit die ik zelf niet had bedacht.
Waarom CRM Force
Waar deze case laat zien hoe wij werken:
- Eerst rekenen, dan kiezen: licenties en bouwkosten over dezelfde periode naast elkaar
- Afscherming in de database, zodat die te toetsen is en niet te omzeilen
- Automatisch uitlezen als voorstel, nooit als waarheid; de gebruiker corrigeert
- Gebouwd op Next.js, Supabase en Vercel, techniek die veel ontwikkelaars kennen
- Eén team voor de bouw en voor de inrichting van het proces
Benieuwd of maatwerk bij jou goedkoper uitpakt?
We zetten de licenties van een pakket en de bouw van maatwerk over dezelfde periode naast elkaar. Komt het pakket er beter uit, dan zeggen we dat.