Wat kost een CRM-systeem?
De licentieprijs is het enige bedrag dat op de website van de leverancier staat. Het is zelden het grootste. Dit zijn de vier kostenposten, met lijstprijzen van september 2026 en twee rekenvoorbeelden.
De vier kostenposten
Elk CRM-systeem heeft dezelfde vier posten, of je nu Pipedrive, HubSpot, Salesforce of een eigen systeem kiest:
Over de eerste post wordt het meest gepraat en over de laatste het minst. In de praktijk bepaalt die laatste post na een jaar of het systeem nog wordt gebruikt of dat het team weer in Excel zit.
Licenties: de lijstprijzen
Dit zijn de gepubliceerde prijzen van de drie pakketten die we in het MKB het vaakst tegenkomen, naast ons eigen abonnement voor een CRM op maat.
| Systeem | Instap | Middeneditie | Hoogste editie | Bijzonderheden |
|---|---|---|---|---|
 Pipedrive | € 14 (Lite) | € 59 (Premium) | € 79 (Ultimate) | Add-ons voor leads, projecten, campagnes en documenten: € 13 tot € 41 per maand extra |
 HubSpot Sales Hub | Gratis tot 2 gebruikers; Starter € 7 tot € 20 | € 90 (Professional) | € 150 (Enterprise) | Eenmalige onboarding: € 1.470 (Professional), € 3.420 (Enterprise) |
 Salesforce Sales Cloud | € 25 (Starter Suite) | € 175 tot € 195 (Enterprise, nu Core genoemd) | € 350 tot € 550 | Jaarlijks gefactureerd; portaal voor klanten of partners met aparte licenties |
 CRM op maat (CRM Force) | € 200 per maand, inclusief de eerste gebruiker | € 75 per extra gebruiker | Geen edities | Geen startkosten, 12 maanden looptijd; portaalgebruikers € 20 per bundel van 20 |
Lijstprijzen per gebruiker per maand, exclusief btw, bij jaarlijkse betaling. Gecontroleerd op 29 september 2026 op de prijspagina's van Pipedrive, HubSpot (europrijzen) en Salesforce. Onderhandelde prijzen liggen vaak lager, vooral bij Salesforce.
Let op de sprong tussen de edities. Bij Pipedrive en HubSpot zit wat een groeiend team nodig heeft, zoals automatisering, rechten per rol en rapportages, vrijwel altijd in de middeneditie. Bij Salesforce geldt hetzelfde voor Enterprise. Reken dus niet met de instapprijs, want daar blijft bijna niemand op.
Inrichting: de post die nooit op de prijspagina staat
Pipedrive en de instapversies van HubSpot richt je zelf in. Reken op een paar dagen eigen tijd, en op een paar weken voordat iedereen het ook gebruikt.
HubSpot Professional rekent een verplichte onboarding van € 1.470. Daar komt in de praktijk een partner bij voor 40 tot 100 uur, dus € 4.000 tot € 12.000, als je workflows, rapportages en een datamigratie wilt.
Voor Salesforce is de spreiding het grootst. Een quick start met standaardobjecten en zonder migratie is ruwweg 120 uur; een MKB-inrichting met datamigratie, twee koppelingen en training zit rond de 300 tot 400 uur, tegen € 75 tot € 185 per uur. Dat is € 25.000 tot € 70.000. Wie eigen objecten, automatisering en een portaal laat bouwen, zit op een developer voor vier tot zes maanden, € 60.000 tot ruim € 90.000. Wat een Salesforce-consultant kost en hoe je dat traject inricht staat op onze consultancypagina.
Die spreiding komt door de scope. "Een CRM inrichten" kan tien keer verschillen in omvang. Wie het proces vooraf op één A4 heeft staan, betaalt de onderkant van de range.
Koppelingen en portalen
Mail en agenda zitten in elk pakket. Een koppeling met de boekhouding (SnelStart, Exact, Moneybird) loopt via een connector van € 20 tot € 100 per maand, of via maatwerk als de standaardconnector niet doet wat je wilt. Formulieren op de website zijn gratis tot een paar honderd euro, afhankelijk van wat er met de lead moet gebeuren.
Het grote verschil zit in het portaal: klanten, dealers of partners die zelf inloggen en hun eigen gegevens zien. Bij Pipedrive en HubSpot bestaat dat niet, of alleen via extra tooling. Bij Salesforce heet het Experience Cloud en betaal je per login. Bij een CRM op maat zit het portaal in de basis, tegen € 1 per portaalgebruiker per maand in bundels van 20. Honderd klanten die meekijken kosten dan € 100 per maand.
Beheer en doorontwikkeling
Na livegang begint het pas. Er komt een product bij, een stap in het proces verdwijnt, de directie wil een ander rapport. Bij een pakket heb je daarvoor een eigen beheerder nodig (een deel van een fte) of een partner op afroep tegen € 100 tot € 185 per uur.
Vuistregel uit onze praktijk: vier uur per week beheer op een Salesforce-omgeving is bijna € 20.000 per jaar. Bij kleinere pakketten is het minder, maar zelden nul. Bij een abonnement op maat zit doorontwikkeling in het maandbedrag en dien je wensen in vanuit het systeem zelf.
Reken je eigen situatie door
Zet hieronder je eigen aantallen, eisen en uitgangspunten neer. Bedragen over één, drie of vijf jaar, alles bij elkaar; de bronnen en de peildatum staan onder de module.
Reken je eigen situatie door
Vier routes naast elkaar op jouw aantallen en eisen. Licenties tegen lijstprijs, add-ons meegerekend waar een eis daarom vraagt, inrichting en beheer op uitgangspunten die je zelf kunt aanpassen. Alle bedragen exclusief btw.
Vink aan wat je nodig hebt. Een route die het niet kan, valt af, ook als die het goedkoopst is.
Velden, rechten, migratie, twee koppelingen en training: 16 uur (Pipedrive), 40 uur (HubSpot), 320 uur (Salesforce, één developer twee maanden).
Uitgangspunten aanpassen
De presets hierboven vullen deze sliders. Schuif zelf als je een offerte hebt om mee te vergelijken.
Samen 320 uur, tegen 160 uur per developer per maand.
Op deze uitgangspunten is Pipedrive Premium het laagst: € 17.495 over 3 jaar.
Vink hierboven aan wat het systeem moet kunnen; dan zie je ook welke routes afvallen.
| Kostenpost |  Pipedrive Premium |  HubSpot Sales Hub Pro |  Salesforce Enterprise |  CRM op maat |
|---|---|---|---|---|
| Licenties of abonnement | € 10.620 | € 16.200 | € 31.500 | € 18.000inclusief bouw, hosting, beheer en doorontwikkeling |
| Inrichting, eenmalig | € 2.00016 uur, onboarding € 0 | € 6.47040 uur, onboarding € 1.470 | € 40.000320 uur, onboarding € 0 | inbegrepen |
| Beheer en doorontwikkeling | € 4.875 | € 9.750 | € 19.500 | inbegrepen |
| Portaal | – | – | – | – |
| Add-ons voor je eisen | – | – | – | – |
| Totaal over 3 jaar | € 17.495 | € 32.420 | € 91.000 | € 18.000 |
| Voldoet aan je eisen | – | – | – | – |
Bronnen en uitgangspunten
- Pipedrive, prijspagina Nederland (gecontroleerd op 29 september 2026): Premium, € 59 per gebruiker per maand bij jaarlijkse betaling. Add-ons (leads, projecten, campagnes, documenten, € 13 tot € 41 per maand) niet meegerekend.
- HubSpot Sales Hub, prijspagina (europrijzen) (gecontroleerd op 29 september 2026): Sales Hub Professional, € 90 per seat per maand bij jaarlijkse betaling, plus eenmalige onboarding van € 1.470. Europrijzen van de Duitse prijspagina; de Nederlandse pagina toont dollars.
- Salesforce Sales Cloud, prijspagina Nederland (gecontroleerd op 3 augustus 2026): Sales Cloud Enterprise, € 175 per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd. Salesforce noemt deze editie inmiddels Core (€ 195). Een portaal (Experience Cloud) heeft eigen licenties en is niet meegerekend.
- CRM Force, CRM op maat als abonnement (gecontroleerd op 29 september 2026): € 200 per maand inclusief de eerste gebruiker, € 75 per extra gebruiker, portaalgebruikers € 1 per maand in bundels van 20. Minimale looptijd 12 maanden.
- Uren en uurtarief zijn ruwe schattingen, geen cijfers van de leveranciers. De presets zijn gebaseerd op gepubliceerde doorlooptijden van implementatiepartners in september 2026 (Salesforce: 6 tot 12 weken voor 10 tot 75 gebruikers, quick starts 2 tot 4 weken; HubSpot Professional: 4 tot 6 weken met partner; Pipedrive: 1 tot 4 weken) en op de eigen praktijk van CRM Force. Salesforce rekent in developers × maanden × 160 uur, net als de rekenmodule op de productpagina. De beheerslider is geijkt op Salesforce; bij HubSpot rekenen we de helft van die uren extern en bij Pipedrive een kwart. Pas alles aan op je eigen offerte.
- Geschiktheid per eis is beoordeeld op de functionaliteit van de genoemde edities in september 2026: portaal en eigen objecten ontbreken in Pipedrive en in HubSpot Sales Hub Professional (eigen objecten zitten in HubSpot Enterprise); mailings lopen bij HubSpot via Marketing Hub en bij Salesforce via Marketing Cloud, allebei apart geprijsd. Boekhoudconnector aangenomen op € 40 per maand (marktprijs € 20 tot € 100).
Lijstprijzen; onderhandelde prijzen liggen vaak lager, vooral bij Salesforce. Eigen tijd van je team is niet meegerekend. CRM Force bouwt zelf CRM-systemen op maat en implementeert Salesforce.
Bij vijf gebruikers is het abonnement op maat goedkoper dan HubSpot Professional en Salesforce, en duurder dan Pipedrive zolang je Pipedrive zelf inricht en je proces erin past. Bij vijftien gebruikers komt Pipedrive nog steeds lager uit. Het verschil is dan wat je betaalt voor een systeem dat jouw proces volgt in plaats van andersom.
Bij dertig of meer gebruikers met een standaardproces wint een pakket vrijwel altijd, omdat de bouw wordt gedeeld met alle andere klanten van die leverancier. Wanneer welke route past, staat in CRM-implementatie: standaard of maatwerk.
Wat je vooraf kunt doen om minder te betalen
Vijf vragen bepalen meer van het bedrag dan de keuze voor een leverancier:
- ✓Staat het proces op één A4, van eerste contact tot factuur?
- ✓Hoeveel mensen loggen echt in? Tel niet iedereen die "er wel eens in kijkt".
- ✓Welke koppelingen zijn nodig op dag één, en welke pas over een jaar?
- ✓Moeten klanten of partners meekijken?
- ✓Wie is er straks eigenaar van het systeem?
Wie deze vijf antwoorden meeneemt naar een gesprek, krijgt een offerte die klopt, van welke leverancier dan ook.
Kort
Een CRM-systeem kost per gebruiker per maand tussen de € 14 en ruim € 500 aan licenties, en daar komt bij pakketten inrichting en beheer bovenop die over drie jaar vaak meer bedragen dan de licenties zelf. Een abonnement op maat draait dat om: één bedrag per maand waar alles in zit, en een grens bij grote teams met een standaardproces. Reken beide routes over drie jaar door voordat je kiest.
Prijzen gecontroleerd op 29 september 2026, exclusief btw. CRM Force bouwt zelf CRM-systemen op maat en implementeert Salesforce; we hebben geen commerciële relatie met Pipedrive of HubSpot.
Wil je weten wat een CRM in jouw situatie kost?
In een gesprek van een half uur rekenen we beide routes door, standaardpakket en maatwerk, op basis van je eigen aantallen.