CRM Force

Privacybeleid CRM Force

1. Wie zijn wij?

CRM Force B.V. (hierna "CRM Force" of "wij") is gevestigd aan Boomheide 9, 3776 NE Stroe, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42022380. Wij adviseren en implementeren Salesforce‑oplossingen voor organisaties.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen persoonsgegevens die je zelf aan ons verstrekt via formulieren op de website, per e‑mail of telefonisch, zoals naam, bedrijfsnaam, functie, e‑mailadres, telefoonnummer en andere informatie die je invult in het contactformulier. Daarnaast verzamelen we geanonimiseerde gegevens via cookies en vergelijkbare technieken om de werking van onze website te analyseren en te verbeteren. Doe je de intake voor het product CRM op maat, dan verwerken wij ook wat je in dat gesprek vertelt: je naam, e-mailadres en telefoonnummer, en je beschrijving van het bedrijf, de processen, de rollen, de gegevens die je vastlegt, de koppelingen die je nodig hebt en het aantal gebruikers. Vul daar geen gegevens van klanten of medewerkers in; een beschrijving op hoofdlijnen is genoeg.

Google Analytics 4 (GA4): Wij gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in hoe bezoekers onze website gebruiken. Dit helpt ons om de gebruikerservaring te verbeteren. De verzamelde gegevens zijn geanonimiseerd en omvatten informatie zoals welke pagina's je bezoekt, hoe lang je op de website bent en hoe je de website hebt gevonden. IP-adressen worden geanonimiseerd en we delen geen gegevens met andere Google-diensten.

2b. Salesforce configuratie-metadata

Wanneer je jouw Salesforce-organisatie koppelt aan het CRM Force platform, halen wij uitsluitend configuratie-metadata op. Dit betreft:

  • Flow-metadata: namen, types, trigger-objecten, elementen en status van Salesforce Flows
  • Validatieregels: regelnamen, foutmeldingen en gekoppelde objecten (formules worden niet opgeslagen)

Wij halen GEEN persoonlijke gegevens, klantrecords, bijlagen, e-mails of andere inhoudelijke data op uit jouw Salesforce-organisatie. Alleen de structuur en configuratie van je automatisering.

Deze metadata wordt gebruikt voor: foutanalyse en -uitleg (Error Explained), leertrajecten (Flow Coach, GRIP), org-inzichten (Org Analysis, Maturity Score) en Apex-uitleg.

Metadata wordt gecached en versleuteld opgeslagen. Formules worden niet gecacht — deze worden alleen op verzoek opgehaald en na analyse niet bewaard. Bij elke sync worden oude versies overschreven. Opslag vindt plaats conform de door jou gekozen opslagmodus (Beheerde Kluis of Eigen Kluis).

2c. De intake voor CRM op maat

Wie met ons in gesprek is over een CRM op maat krijgt een persoonlijke link naar de intake. Daar beschrijf je in een chat wat het systeem moet gaan doen. Er komt geen account aan te pas: de link zelf geeft toegang, is persoonlijk en dertig dagen geldig. Deel hem niet verder. Wij verwerken daarbij:

  • je naam, e-mailadres en, als je dat opgeeft, je telefoonnummer;
  • de berichten die je in het gesprek stuurt;
  • het wensendocument en de samenvatting die daaruit worden opgesteld;
  • een prijsindicatie op basis van het aantal gebruikers dat je noemt;
  • technische gegevens over het gesprek, zoals het aantal beurten en de kosten van de AI-aanroepen. Die laatste bevatten geen gespreksinhoud.

De berichten worden verwerkt door Claude van Anthropic, PBC, dat voor ons als verwerker optreedt. De gegevens worden niet gebruikt om modellen te trainen. Het gesprek en het wensendocument staan in een apart Supabase-project in Frankfurt (eu-central-1), gescheiden van de rest van onze systemen, en zijn alleen bereikbaar vanaf onze servers.

Een intake bewaren wij tot twaalf maanden na afronding, of tot twaalf maanden na het verlopen van de link als het gesprek nooit is afgerond. Daarna verwijderen wij het transcript en je contactgegevens automatisch; wat overblijft is het wensendocument zonder naam of e-mailadres. Wil je eerder dat alles weg is, mail dan naar info@crmforce.nl.

2d. De onboarding van CRM op maat

Kies je voor CRM op maat, dan maak je een account aan in onze onboarding op crmforce.nl. Daar lever je aan wat nodig is om je CRM te bouwen. De intake loop je daar ook door, onder je account in plaats van via een persoonlijke link. Wij verwerken daarbij:

  • je account en inlog: je naam, e-mailadres en, als je dat opgeeft, je telefoonnummer;
  • de gegevens van je bedrijf: bedrijfsnaam en contactpersoon;
  • je logo en de kleuren van je huisstijl;
  • de namen en e-mailadressen van de medewerkers die een inlog op het CRM krijgen;
  • de afzendernaam, het afzendadres en de handtekening voor de mails die het CRM gaat versturen;
  • de bestanden die je uploadt: exports van bestaande data en documentsjablonen;
  • wat je in de intake-chat schrijft of inspreekt, zoals beschreven onder 2c;
  • de gesprekken die je via de onboarding met ons plant;
  • je akkoord op de voorwaarden en de verwerkersovereenkomst, met datum en versie, en een eventuele opzegging met de reden die je daarbij opgeeft;
  • gegevens over de betaling via Mollie: alleen de kenmerken van klant, machtiging, betaling en abonnement, en hun status. Rekeningnummers slaan wij niet op.

Exports en sjablonen kunnen persoonsgegevens bevatten van jouw klanten, relaties of medewerkers. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is CRM Force verwerker: wij gebruiken ze alleen om je CRM in te richten en de data over te zetten. Upload niet meer dan daarvoor nodig is. De bestanden staan in afgeschermde opslag in hetzelfde Supabase-project in Frankfurt en zijn alleen te openen via links die na korte tijd verlopen.

In de intake-chat kun je ook inspreken in plaats van typen. Daarvoor gebruiken wij de spraakherkenning van je eigen browser. Wij ontvangen geen geluid en slaan dat ook niet op; alleen de tekst die de browser herkent, komt als bericht in de chat. Afhankelijk van je browser kan die het geluid voor de herkenning naar de spraakdienst van de maker sturen, bijvoorbeeld Google bij Chrome. Wil je dat niet, typ dan.

Geüploade bestanden bewaren wij tot je CRM is opgeleverd, en uiterlijk twaalf maanden na de upload. Een account zonder abonnement verwijderen wij twaalf maanden na de laatste activiteit. Voor de intake geldt de termijn uit 2c: twaalf maanden na afronding.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens?

We gebruiken je gegevens om:

  • Contact op te nemen naar aanleiding van een vraag of offerteaanvraag;
  • Onze diensten uit te voeren en te verbeteren;
  • Je te informeren over relevante updates, diensten of nieuws (alleen als je daar toestemming voor hebt gegeven);
  • Te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
  • De wensen voor een CRM op maat op te halen en om te zetten in een voorstel.
  • Een CRM op maat te bouwen met wat je in de onboarding aanlevert, en het abonnement te innen.

4. Delen van persoonsgegevens

Wij delen je gegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk bijvoorbeeld aan hostingproviders of partners die ons helpen bij het uitvoeren van projecten. Deze partijen zijn gehouden aan dezelfde vertrouwelijkheid en beveiliging als CRM Force. Voor de intake en de onboarding van CRM op maat maken wij gebruik van Anthropic, PBC (AI-verwerking van de gesprekken), Supabase (opslag, Frankfurt), Vercel (hosting) en Resend (e-mail). Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Betalingen voor CRM op maat lopen via Mollie.

5. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Zo maken we gebruik van versleutelde verbindingen (SSL) en beperkte toegang tot persoonsgegevens.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij er een wettelijke plicht bestaat om gegevens langer te bewaren. Voor de intake en de onboarding van CRM op maat gelden vaste termijnen, zie 2c en 2d.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking ervan of vragen om overdracht van je gegevens. Stuur hiervoor een verzoek naar info@crmforce.nl. Om zeker te weten dat het verzoek door jou is gedaan, kunnen wij je vragen om een kopie van een geldig legitimatiebewijs (maak hierop je BSN en foto onzichtbaar).

8. Cookies

Wij gebruiken functionele en analytische cookies om onze website goed te laten werken en om bezoekersstatistieken bij te houden. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de site; analytische cookies plaatsen wij alleen met jouw toestemming. In onze cookiebanner kun je je voorkeuren aangeven. De intake via een persoonlijke link zet één functionele cookie die je gesprek onthoudt, dertig dagen geldig. De onboarding bewaart je inlog in de opslag van je browser. Voor beide is geen toestemming nodig.

9. Wijzigingen privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. Controleer regelmatig de meest recente versie op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen stellen wij je daarvan op de hoogte via e‑mail of website.

10. Contact

Heb je vragen over dit privacybeleid? Neem contact op via info@crmforce.nl of per post via ons kantooradres:

CRM Force B.V.
Boomheide 9
3776 NE Stroe
KVK: 42022380