Voorwaarden CRM op maat

1. Wat je afneemt

Je neemt een CRM af dat op jouw processen is gebouwd, inclusief hosting, beheer en doorontwikkeling. CRM Force bouwt de applicatie, zet die in de lucht, houdt die draaiend en past die aan zolang het abonnement loopt.

Wat er precies in zit, leggen we vast in het wensendocument uit de intake en in wat we daarna samen afspreken. De software start op een bestaande basis (inloggen en rollen, bedrijven en contactpersonen, dossiers met een statuslijn, mail langs een venster, documenten uit sjablonen, een klantportaal, gebruikersbeheer, handleidingen en een feedbackmodule) die we voor jou verbouwen.

De bouw begint na de eerste betaling. De planning en de eerste oplevering spreken we bij de start af; de stand van zaken zie je in je onboarding.

Niet inbegrepen: je website, externe datadiensten met een eigen contract (kredietchecks, RDW-abonnementen, kaartdiensten) en licenties van derden. Die lopen op jouw naam of worden apart afgesproken.

2. Prijs en betaling

Het maandbedrag bestaat uit een vast deel van € 200, waarin de eerste gebruiker die in het CRM werkt is inbegrepen, € 75 per volgende gebruiker die in het CRM werkt en € 1 per portaalgebruiker: een klant of externe partij met alleen een inlog op een portaal. Portaalgebruikers neem je af per bundel van 20, dus € 20 per bundel. Alle bedragen zijn exclusief btw. Er zijn geen startkosten.

Je betaalt pas als de bouw start. Eerst lever je alles aan (de intake, je huisstijl, de gebruikers, de mailafzender, bestaande data en sjablonen) en dien je dat in. CRM Force beoordeelt de aanlevering en keurt die goed. Daarna betaal je de eerste maand via iDEAL, of per factuur als we dat bij de start zo afspreken; die betaling is het startsein voor de bouw. Bij iDEAL geef je met diezelfde betaling een machtiging af, waarna het bedrag elke maand automatisch wordt geïncasseerd, rond dezelfde dag van de maand. Bij betaling per factuur ontvang je elke maand een factuur per mail met een betaaltermijn van veertien dagen.

De bevestigingsmail bij de start noemt het bedrag en de dag van afschrijving en geldt als vooraankondiging van alle volgende incasso’s. Verandert het bedrag, dan krijg je opnieuw bericht.

De afschrijving verloopt via onze betaalpartner Mollie en staat op je afschrift met de omschrijving CRM op maat.

Voor elke betaling ontvang je een factuur per mail, ook voor de automatische incasso’s.

Verandert het aantal gebruikers, dan verandert het maandbedrag mee. Het nieuwe bedrag geldt vanaf de eerstvolgende incasso nadat de wijziging is bevestigd. Gebruikers toevoegen of intrekken doe je zelf in het CRM.

Het maandbedrag wordt jaarlijks geïndexeerd. De aanpassing wordt minstens een maand van tevoren aangekondigd.

Lukt een incasso niet, dan krijg je daar bericht van en blijft het CRM gewoon draaien. Een teruggedraaide incasso geldt als niet betaald. Blijft de betaling ook na een herinnering uit, dan kan de toegang tijdelijk worden beperkt; dat gebeurt nooit zonder aankondiging vooraf.

3. Looptijd en opzegging

Het abonnement heeft een minimale looptijd van twaalf maanden, gerekend vanaf de eerste betaling, die samenvalt met de start van de bouw. In die periode zit het werk dat de applicatie neerzet. Vóór die betaling ben je niets verschuldigd.

Daarna loopt het abonnement maandelijks door en kun je opzeggen met een opzegtermijn van één maand. Opzeggen doe je via het formulier in je onboarding; je krijgt direct een bevestiging met de einddatum.

Ook CRM Force kan na de eerste twaalf maanden opzeggen, met een termijn van drie maanden, zodat je tijd hebt om over te stappen.

4. Wat inbegrepen is en fair use

In het maandbedrag zitten hosting, monitoring, dagelijkse back-ups, security-updates, gebruikers- en rollenbeheer, handleidingen en doorontwikkeling.

Per maand zijn inbegrepen: 1.000 AI-aanroepen op tekst (documenten uitlezen, samenvatten, chats), 10.000 uitgaande mails en 25 GB opslag. Ga je daarboven, dan wordt het meerdere achteraf doorbelast tegen kostprijs plus 25 procent, met een specificatie bij de factuur.

Beeld- en videogeneratie wordt altijd doorbelast, ook binnen de bundel. Eén beeld op hoge kwaliteit kost een veelvoud van een tekstaanroep en is met één klik herhaald; dat hoort bij de gebruiker te liggen die het aanzet.

Doorontwikkeling is fair use en wordt niet in uren of punten uitgedrukt. Je zet je wens als opmerking in het CRM, op het scherm waar het over gaat, en Pascal prioriteert de lijst. Kleine wensen en verbeteringen gaan binnen redelijkheid mee.

Een nieuwe module of een wens die het karakter van de applicatie verandert, wordt vooraf in overleg ingepland en kan een hoger maandbedrag betekenen. Dat spreken we af voordat er gebouwd wordt, nooit achteraf.

Een gebruiker is één persoon. Wie in het CRM werkt, heeft een eigen login; een login deel je niet met collega’s. Met één login kun je op een beperkt aantal apparaten tegelijk ingelogd zijn. Meerdere tabbladen in dezelfde browser tellen als één apparaat. Log je op een extra apparaat in, dan wordt het apparaat afgemeld dat het langst niet is gebruikt. Blijkt een login door meer mensen te worden gebruikt, dan nemen we contact met je op om het aantal gebruikers in het abonnement daarop aan te passen.

5. Data en eigendom

De gegevens in het CRM zijn en blijven van jou. Bij beëindiging krijg je ze volledig aangeleverd: een export van de database plus de bestanden. Daar zijn geen kosten aan verbonden.

De broncode blijft bij CRM Force. Je gebruikt de software zolang het abonnement loopt; stopt het abonnement, dan gaat de omgeving na het aanleveren van de data uit.

Wil je de broncode overnemen, bijvoorbeeld omdat je zelf verder gaat ontwikkelen, dan kun je die afkopen. De afkoopsom is € 15.000, of twaalf maandbedragen als dat meer is. Na afkoop stopt het abonnement of loopt het door als beheerovereenkomst; dat spreken we apart af.

Bij afkoop zetten we de repository, de hosting en de database over naar accounts op jouw naam.

Onderdelen uit de herbruikbare basis blijven van CRM Force en worden ook bij andere klanten gebruikt. Na afkoop krijg je daarop een blijvend, niet-exclusief gebruiksrecht voor eigen gebruik, zodat je de software in je eigen omgeving kunt blijven gebruiken en aanpassen. Wat specifiek voor jou is gebouwd, wordt niet aan anderen doorgeleverd.

6. Beschikbaarheid en beheer

Je CRM draait in een eigen omgeving, met hosting in eu-central-1 (Frankfurt). Geen gedeelde database met andere klanten: een storing bij een andere klant raakt jouw omgeving niet.

Er wordt dagelijks een back-up gemaakt en er wordt gemonitord of de omgeving bereikbaar is. Updates van afhankelijkheden en beveiligingsupdates horen bij het beheer.

Honderd procent beschikbaarheid wordt niet gegarandeerd; dat kan niemand die van hosting van derden afhankelijk is. Bij een storing wordt met voorrang aan herstel gewerkt en hoor je wat er aan de hand is. Onderhoud dat de omgeving tijdelijk onderbreekt, wordt vooraf aangekondigd en gebeurt zoveel mogelijk buiten kantooruren.

7. Verwerking van persoonsgegevens

In het CRM staan persoonsgegevens van jouw klanten, medewerkers en relaties. Daarvoor ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is CRM Force de verwerker: de gegevens worden alleen verwerkt om de applicatie te laten draaien, te beheren en door te ontwikkelen.

De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst bij CRM op maat. Dat is een apart document dat je in de onboarding accepteert, samen met deze voorwaarden. De versie en het moment van je akkoord worden vastgelegd en zijn terug te vinden in je onboarding. Hoe CRM Force zelf met gegevens omgaat, staat in de privacyverklaring op crmforce.nl.

Toegang van CRM Force tot jouw omgeving is nodig voor beheer en doorontwikkeling. Die toegang kun je bij beëindiging intrekken zodra je data is aangeleverd.

8. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van CRM Force is beperkt tot het bedrag van de laatste drie maandtermijnen van het abonnement, per gebeurtenis en per jaar.

Gevolgschade valt daarbuiten: gederfde winst, gemiste omzet, verlies van klanten of reputatieschade worden niet vergoed.

Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid.

9. Wijzigingen van deze voorwaarden

Deze voorwaarden kunnen worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat het product verandert of de wet dat vraagt. Een wijziging wordt minstens een maand van tevoren per mail aangekondigd.

Ben je het niet eens met een wijziging die je positie wezenlijk verslechtert, dan mag je het abonnement per de ingangsdatum opzeggen, ook binnen de eerste twaalf maanden.

Elke versie heeft een nummer en een datum. Bij je akkoord wordt vastgelegd welke versie je hebt geaccepteerd.

10. Toepasselijk recht

Op deze voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

Komen we er samen niet uit, dan wordt een geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar CRM Force is gevestigd. Bellen komt eerst.