Velden, Relaties en Recordtypen in Salesforce

Waarom is datamodellering belangrijk?

Datamodellering bepaalt hoe informatie wordt opgeslagen, gekoppeld en getoond. Als je dit netjes inricht, vinden gebruikers sneller wat ze zoeken, kun je beter rapporteren en blijft onderhoud eenvoudig. Zie het als de plattegrond van je huis: als die klopt, werkt alles logisch samen.

💡 Een vergelijking

Velden zijn de kamers, relaties zijn de deuren tussen kamers, en recordtypen zijn de inrichtingsstijlen van een kamer. Samen bepalen ze hoe prettig je woont (werkt) in Salesforce.

Velden

Velden slaan de gegevens op binnen een object. Je hebt standaard velden die Salesforce voor je heeft gemaakt en custom velden die je zelf toevoegt voor je eigen processen.

Standaard vs. Custom velden

Standaard velden

Komen mee met Salesforce-objecten. Voorbeelden: Name, Created Date, Owner.

Custom velden

Voeg je zelf toe wanneer je extra informatie wilt vastleggen, zoals Contracttype__c of Projectfase__c.

Handige veldtypen (simpel uitgelegd)

Tekst, Getal, Valuta, Percentage

Basisgegevens. Gebruik Valuta voor bedragen (met valuta-instellingen), Percentage voor verhoudingen zoals win-kans.

Datum en Datum/Tijd

Voor deadlines, start- en einddata, of momenten waarop iets gebeurt.

Picklist en Multi-Select Picklist

Beperk keuzes tot een vaste lijst zodat data schoon blijft. Multi-select gebruik je alleen wanneer echt nodig.

Checkbox

Ja/nee vraag. Handig voor simpele statussen zoals “NDA ontvangen?”.

E-mail, Telefoon, URL

Specifieke validatie en handige klik-naar-actie in de UI.

Formuleveld

Rekent automatisch waardes uit op basis van andere velden. Bijvoorbeeld Verwachte Omzet = Bedrag × Win-kans.

Validatieregels (kort)

Met validatieregels bewaak je datakwaliteit: “Als X ontbreekt of een ongeldige waarde heeft, laat een duidelijke foutmelding zien.” Je hoeft geen code te schrijven; je stelt voorwaarden in en een boodschap voor de gebruiker.

Relaties

Relaties koppelen records aan elkaar. Zo bouw je context: welke contactpersonen horen bij welk account, welke opportunities horen bij welk project, enzovoort.

Lookup vs. Master-Detail

Lookup-relatie

Zie het als buren: ze kennen elkaar, maar zijn onafhankelijk. Verwijder je het ouder-record, dan blijft het kind-record vaak gewoon bestaan.

Master-Detail relatie

Zie het als ouder-kind: het kind kan niet zonder de ouder. Verwijder je de ouder, dan verdwijnen de kinderen mee. Rechten en eigenaarschap stromen mee vanaf de ouder.

Junction objecten (many-to-many)

Soms wil je records aan elkaar koppelen in een vele-op-vele relatie. Dat doe je met een junction object: een extra object met twee Master-Detail (of Lookup) relaties. Voorbeeld: een Training kan horen bij meerdere Accounts en een Account kan meerdere Trainingen hebben. Het junction object AccountTraining__c legt de koppeling vast.

Roll-Up Summary fields

Met roll-up summary velden tel, som of bepaal je minimum/maximum van child-records op de ouder. Dit werkt standaard alleen bij Master-Detail. Voorbeelden: Aantal Cases bij een Account, of Totaal projecturen bij een Project.

Recordtypen

Met recordtypen kun je binnen één object verschillende processen ondersteunen. Elk recordtype kan eigen picklistwaarden, eigen pagina-layouts en eigen businesslogica hebben.

Verschillende processen, één object

Gebruik recordtypen wanneer je binnen hetzelfde object duidelijke varianten hebt. Zo voorkom je onnodig veel custom objecten.

Pagina-layouts per doelgroep

Toon per recordtype een andere layout. Zo ziet sales alleen relevante velden, terwijl service andere informatie ziet.

Voorbeelden uit de praktijk

B2C vs. B2B Leads

Gebruik twee recordtypen op Lead. Bij B2B toon je velden zoals Bedrijf en Aantal Medewerkers. Bij B2C toon je Consument-specifieke velden zoals Geboortedatum en Voorkeurkanaal.

Contractvarianten

Één object Contract met recordtypen Abonnement, Project en Support. Elk recordtype heeft eigen picklistwaarden en layout.

Tips voor structuur en schaalbaarheid

1. Consistente naamgeving

Gebruik duidelijke, volledige namen. Voor API-namen: Project_Startdatum__c in plaats van PrjStrt__c. Dit maakt rapporteren en onderhoud makkelijker.

2. Voeg alleen nieuwe velden toe als het nodig is

Voorkom veldspaghetti. Hergebruik bestaande velden en picklists. Leg keuzes vast in een kort ontwerpdocument.

3. Documenteer en beheer

Schrijf bij objecten en velden een beschrijving met doel en eigenaar. Dit helpt bij beheer, audits en ondersteunt AI-functies die context gebruiken.

Conclusie

Met doordachte velden, juiste relaties en slim gebruik van recordtypen bouw je een datamodel dat meegroeit met je organisatie. Het resultaat: betere datakwaliteit, efficiëntere processen en betrouwbaardere rapportages.

Volgende stappen

Wil je sparren over je datamodel of recordtypen? Ons team helpt je pragmatisch en schaalbaar in te richten, met oog voor adoptie en beheer.

Bekijk alle artikelen →