Automatiseren met Salesforce Flow

Wat betekent automatisering in Salesforce?

Automatisering in Salesforce draait om het verminderen van handmatig werk door processen automatisch te laten verlopen. In plaats van dat een medewerker handmatig een e-mail verstuurt, een veld bijwerkt of een taak aanmaakt, doet Salesforce dit automatisch op basis van regels die jij instelt.

Wat is Salesforce Flow?

Salesforce Flow is de moderne standaard voor automatisering binnen Salesforce. Het is een krachtige tool waarmee je complexe bedrijfsprocessen kunt bouwen zonder code te schrijven. Met een visuele interface sleep je elementen in elkaar en bepaal je hoe data door je systeem stroomt.

Een Flow bestaat uit verschillende stappen die na elkaar worden uitgevoerd. Elke stap kan data ophalen, wijzigen, beslissingen nemen of interactie hebben met gebruikers. Deze stappen vormen samen een proces dat automatisch wordt uitgevoerd wanneer bepaalde voorwaarden zijn vervuld.

Soorten Flows

Wanneer gebruik je Flow?

Salesforce heeft meerdere automatiseringstools gehad door de jaren heen. Process Builder en Workflow Rules werden eerder veel gebruikt, maar Salesforce raadt nu aan om Flow te gebruiken voor alle nieuwe automatiseringen. Flow is krachtiger, flexibeler en krijgt alle nieuwe functionaliteiten.

Wanneer kies je voor Flow?

De belangrijkste Flow-elementen

Een Flow bouw je op uit verschillende elementen. Elk element heeft een specifieke functie. Hieronder leggen we de meest gebruikte elementen uit.

Get Records (Gegevens ophalen)

Met dit element haal je bestaande records op uit je database. Je stelt voorwaarden in om te bepalen welke records je wilt ophalen, bijvoorbeeld "alle Opportunities met status 'Open' en eigenaar is huidige gebruiker".

Create Records (Records aanmaken)

Hiermee maak je nieuwe records aan. Dit kan een enkel record zijn of meerdere records tegelijk. Je bepaalt welke velden je wilt invullen met vaste waarden of met informatie uit andere delen van je Flow.

Decision (Beslissingen)

Het Decision-element is het hart van je logica. Hiermee splits je de Flow in verschillende paden op basis van voorwaarden. Denk aan "als dit waar is, doe dan dat, anders doe iets anders".

Update Records (Records bijwerken)

Dit element gebruik je om bestaande records aan te passen. Je kunt het record dat de Flow heeft gestart bijwerken, of records die je eerder met Get Records hebt opgehaald.

Assignment (Variabelen instellen)

Met Assignment kun je waarden opslaan in variabelen die je later in de Flow gebruikt. Dit is handig voor berekeningen of om informatie tijdelijk vast te houden.

Loop (Herhalen van acties)

Een Loop doorloopt een verzameling records één voor één en voert voor elk record dezelfde acties uit. Dit is essentieel wanneer je meerdere gerelateerde records wilt verwerken.

Apex Action (geavanceerde logica)

Soms kom je met Flow alleen niet verder — bijvoorbeeld wanneer je complexe berekeningen, API-koppelingen of logica met meerdere objecten nodig hebt. In dat geval gebruik je een Apex Action. Dit is een stukje code (Apex Class) dat je vanuit Flow kunt aanroepen om specifieke handelingen uit te voeren die in Flow zelf niet mogelijk zijn.

Subflow (hergebruik van logica)

Soms gebruik je dezelfde automatiseringsstap in meerdere flows. In plaats van die logica overal te kopiëren, maak je één autolaunched flow en roep je die aan als subflow. Zo blijft je org overzichtelijk en hoef je wijzigingen maar op één plek te doen.

• minder dubbele logica in je org
• makkelijker onderhoud
• flows blijven korter en beter leesbaar
• één plek voor foutafhandeling of logging

Screen (Interactie met gebruikers)

Screen-elementen toon je aan gebruikers om informatie te verzamelen of keuzes te laten maken. Dit is alleen beschikbaar in Screen Flows en is perfect voor begeleide processen.

Praktisch voorbeeld: Status update met notificatie

Laten we een concreet voorbeeld uitwerken: wanneer de status van een Opportunity wijzigt naar "Closed Won", willen we de eigenaar van het gerelateerde Account een melding sturen én een veld op het Account bijwerken.

Best Practices voor Flow

Om je Flows overzichtelijk, betrouwbaar en onderhoudbaar te houden, zijn er een aantal belangrijke richtlijnen.

Veelvoorkomende automatiseringsscenario's

Hier zijn enkele praktijkvoorbeelden van wanneer Flow een oplossing biedt:

Conclusie

Salesforce Flow is een krachtig hulpmiddel om handmatige processen te automatiseren en je team efficiënter te laten werken. Door processen slim te automatiseren bespaar je tijd, verminder je fouten en zorg je voor consistentie in je werkwijze.

Begin klein met eenvoudige automatiseringen, zoals het versturen van een notificatie of het bijwerken van een veld. Naarmate je meer ervaring opdoet, kun je complexere processen bouwen met loops, beslissingen en subflows.