Klantdata op orde: waarom Salesforce de basis vormt

Inleiding

Veel organisaties verzamelen klantgegevens via meerdere kanalen: websiteformulieren, e-mails, offertes, Excel-lijsten en nog veel meer. Dat lijkt praktisch, maar in de praktijk leidt het tot dubbele klanten, foutieve gegevens en onduidelijkheid over wie wat wanneer heeft ingevuld.

De kernboodschap is eenvoudig: de kwaliteit van je klantdata bepaalt de kwaliteit van je klantrelatie. En dat begint bij de plek waar die data ontstaat: je CRM.

"De kwaliteit van je klantdata bepaalt de kwaliteit van je klantrelatie. En dat begint bij de plek waar die data ontstaat: je CRM."

In dit artikel leer je

✓Waarom je CRM de bron van klantdata moet zijn
✓Hoe Leads → Accounts/Contacts/Opportunities kwaliteit borgt
✓Welke valkuilen je voorkomt met een vaste werkwijze
✓Concrete tips om structuur en rust te creëren

In ons eerdere artikel over Samenwerking & Integraties vertelden we waarom systemen met elkaar moeten praten. In dit artikel zoomen we in op de vraag: waar hoort klantdata eigenlijk te ontstaan — en waarom is Salesforce daarvoor de logische basis?

Waarom het CRM altijd de bron moet zijn

In een moderne organisatie werken veel systemen met klantinformatie: je website, facturatie, marketingtools en helpdesk. Maar slechts één systeem mag eigenaar zijn van de oorsprong van die data: je CRM.

Het CRM is de plek waar relaties ontstaan — niet zomaar losse contactgegevens.
Hier kun je gegevens valideren, duplicaten voorkomen en verantwoordelijkheden vastleggen.
Alle andere systemen halen hun informatie op uit die betrouwbare bron.

Wanneer klantdata op meerdere plekken ontstaat, weet niemand meer wat klopt.
Laat je CRM het anker zijn — dan bouw je op feiten, niet op aannames.

Waarom Salesforce hierin uitblinkt

Salesforce werkt met een duidelijke structuur tussen Leads, Accounts, Contacts en Opportunities. Die structuur helpt om nieuwe contacten eerst te kwalificeren voordat ze onderdeel worden van je klantenbestand.

Nieuwe contacten registreer je eerst als Lead.
Pas wanneer relevantie is vastgesteld, converteer je naar Account, Contact en eventueel Opportunity.
Zo houd je de kwaliteit van je data hoog en voorkom je dat elke website-aanvraag direct een klantrecord wordt.

Lead

Voor nieuwe, nog ongekwalificeerde contacten. Hier beoordeel je potentiële waarde en volledigheid.

Account & Contact

Pas na kwalificatie wordt iemand onderdeel van je klantbestand.

Opportunity

Voor echte verkoopkansen met een fase en verwacht bedrag — basis voor forecasting.

Validatie & Duplicaten

Met validatieregels en matching hanteer je datakwaliteit vóór conversie.

Voorbeeld: wanneer iemand via je website een formulier invult, maak je in Salesforce geen Account of Contact aan, maar een Lead. Pas wanneer de Lead echt relevant blijkt, wordt deze omgezet naar een Account, Contact en eventueel Opportunity. Daarmee bewaak je dat alleen gevalideerde klanten in je database komen.

Wil je weten hoe je dit proces automatiseert met flows en validatieregels? Lees dan ons artikel Automatiseren met Salesforce Flow.

Van formulier naar betrouwbaar klantrecord

Lead aanmaken

Nieuwe formulierinzending → maak Lead aan met bron en kernvelden.

Valideren

Check verplichte velden, e-mailformat en mogelijke duplicaten.

Kwalificeren

Beoordeel fit (segment, behoefte, timing) en verrijk waar nodig.

Converteren

Zet om naar Account, Contact en eventueel Opportunity.

Synchroniseren

De gevalideerde klantdata stroomt nu naar andere systemen.

⚠️ Veelgemaakte valkuilen

Website maakt direct Accounts/Contacts aan → snelle vervuiling.
Geen vaste conversiecriteria → inconsistentie tussen teams.
Meerdere systemen creëren bronrecords → onduidelijk wat waar klopt.

Fictieve case: FlexFit Fietsen

Deze case is fictief en dient uitsluitend ter illustratie.

FlexFit Fietsen kreeg dagelijks tientallen contactformulieren via de website. Eerder werden die automatisch als klantrecord in hun systeem gezet, waardoor er veel dubbele en onvolledige gegevens ontstonden.

Na de overstap naar Salesforce worden formulieren eerst vastgelegd als Leads. Sales beoordeelt de relevantie, en alleen gekwalificeerde Leads worden omgezet naar Accounts en Contacts.

Resultaat: minder vervuiling, beter inzicht in klantstatussen en een veel betrouwbaarder CRM.

“Door eerst te kwalificeren in plaats van direct aan te maken, houd je grip op je klantdata.”

Wat levert dit op

Schonere database

Minder dubbele of foutieve klantrecords door consistente instroom.

Eén klantbeeld

Betrouwbare data in alle systemen vanuit één bron.

Betere samenwerking

Marketing, sales en service kijken naar dezelfde feiten.

Betere rapportages

Nauwkeurige dashboards en forecasting op basis van valide data.

Vertrouwen in beslissingen

Teams durven te sturen op data omdat de basis op orde is.

Praktische tips

Laat klantdata altijd eerst in Salesforce ontstaan.
Gebruik Leads als tijdelijke ‘wachtruimte’ voor nieuwe contacten.
Richt duidelijke conversiecriteria in: wanneer mag een Lead een klant worden?
Koppel andere systemen aan Salesforce in plaats van andersom.
Controleer regelmatig op dubbele of verouderde data.

Afsluiting

Goede klantdata is geen toeval — het is het gevolg van structuur en discipline. Door Salesforce als basis te gebruiken, bouw je aan een betrouwbare, toekomstbestendige klantdatabase.

Wil je weten hoe jouw organisatie klantdata beter kan structureren met Salesforce als fundament? Plan een vrijblijvend gesprek met CRM Force.

Volgende stappen

Wil je je klantdata-structuur beoordelen of verbeteren? We helpen met een heldere inrichting van Leads → Accounts/Contacts, validaties en koppelingen.

Bekijk alle artikelen →